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前回はMacやiPad、iPhoneを利用した基本的なShareFileアプリケーションを活用した操作方法をご覧いただきました。今回は、緊密に連携が図られているMicrosoft WindowsおよびMicrosoft Outlookとの連携をご紹介します。
シトリックスは実際にShareFileをすぐに試せる無料トライアルを実施しています。本稿では、無料トライアルを利用し、実際にShareFileを試してみます。
ShareFileの評価を希望される方は、Citrix ShareFileエンタープライズエディション無料トライアルフォームへ必要事項をご記入の上、お申し込みください。
デバイスに対応した様々なアプリケーションはShareFileの右上メニューにある［Apps］をクリックします。
以下に表示されるとおりさまざまなアプリケーションが用意されています。これらを利用しているデバイスにインストールします。今回はSync for WindowsとOutlook Plug-inを利用してShareFileを操作します。
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ステップ バイ ステップでShareFileを試す（PDFダウンロード）
Sync for Windowsをインストールします。アプリケーション一覧からSync for Windowsの右にある［Download］をクリックしてインストーラーを起動します。
［Install］をクリックしインストールを開始します。アカウント情報等必要事項を入力しインストールは完了します。
Windowsエクスプローラを起動します。お気に入りにShareFileフォルダが表示されているのがご覧いただけます。サーバー側のShareFileと完全に同期がとれた内容が表示されています。
ShareFileでは、メールソフトであるMicrosoft Outlookと連携して利用可能なプラグインが提供されます。このプラグインを利用することでOutlookからShareFileに格納されたファイルのリンク情報を送信するだけでなく、メールで社内外にファイルを送信する際にShareFileにファイルを格納しリンク情報だけを送ることが可能になります。添付ファイルをShareFileに格納するルールは柔軟に設定が可能です。
それでは実際にOutlook Plug-Inをインストールします。
Webインターフェイスのトップで他のアプリケーションのインストールと同様に［Apps］を選択します。Outlook Plug-Inの右にある［Download］をクリックします。
インストールが開始されます。設定に変更等が行なえますが今回は［デフォルト設定を使用する］を選び［Next］をクリックします。
ライセンス契約書に同意します。
これらの質問に回答していくとインストールは完了します。
Windowsに戻りMicrosoft Outlookを起動します。既に起動している場合には再起動をする必要があります。起動するとOutlook Plug-inに関するいくつかのダイアログが表示されます。ShareFile利用時の条件などを設定します。これらの設定は後で変更する事も可能です。今回はメール送信時に添付ファイルを常にShareFileへ格納するために［常に］を選択します。
［次へ ->］をクリックします。ファイルを送信時のリンクオプションやダウンロード時の条件などを選択します。［完了］をクリックします。
今、設定した内容はOutlook画面の左上にある［プラグイン オプション］をクリックすることでいつでも変更可能です。
以上で設定は完了です。
それでは実際にOutlookからShareFileにあるファイルのリンクをメールで送ります。
いつもと同じようにメールを記述します。そして右上にある［ShareFileから送信］をクリックします。ダイアログが表示されるので適切な項目を選択します。
［OK］をクリックするとShareFileブラウザが起動しますので送信したいファイルを選択します。
選択後に［OK］をクリックします。メール本文にShareFileへのリンクが挿入されます。
このメールを受け取りクリックするとブラウザが起動し以下が表示されます。これはファイル受け取る際に情報を要求したので表示されています。
適切な情報を入れた後に［Continue to Download Page］をクリックします。Downloadページが表示され、ファイルをダウンロード可能になります。
次にShareFileに存在しないファイルを送信してみます。
メール右上にある［ファイルの送信］をクリックします。ダイアログが起動するので送りたいファイルを選択します。自動的にファイルのリンク情報がメールに挿入されます。
こちらで送信することで自動的にShareFileにファイルが格納され、その場所のリンク情報が宛先に送られます。
以下は受け取り側のメールです。
この文章内の［ここをクリック］をクリックするとダウンロードサイトが起動します。こちらからファイルをダウンロードすることが可能です。
いかがだったでしょうか？
Microsoft Windowsとの連携はもちろんのこと、Microsoft Outlookとの緊密な連携によりファイルの速やかな受け渡し作業など生産性向上を行なえるだけでなくファイル授受のセキュリティを向上させることが可能になります。
次回は、ShareFileの管理に関してご紹介します。
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