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第10回　ドキュメントが得意になる方法 (吉政忠志) 2013年5月

　改めまして、このコラムを担当する吉政創成の吉政でございます。CTC教育サービスのマーケティング支援を行っているご縁から、この「技術者のほにゃららら」というコラムを月刊連載しています。「ほにゃららら」というのは40歳前後以上の方でないとぴんと来ないかもしれません。「XXXXX」や「なんとか」のような意味です。ちょっと大きな会社の役員をしていたこともあり、技術者の面接で経験したことや、XMMやLinux、Ruby、Rubyon Rails、PHPの認定試験を運営支援する中で感じたことなど、技術者の方々に役に立つような内容を中心に書いていきます。第10回「ドキュメントが得意になる方法」という内容で徒然に書きます。

　文章に苦労している人は多いですよね。特にビジネスシーンにおいてはログを取る意味でも口頭ではなく、文章で残すことがとても多いです。職業人生において何百万後も恐らく書くと思うのです。この重要なコミュニケーションを上手にこなして、効果的に仕事が測れればとてもいいですよね。学生時代国語が苦手な私が、月間10本以上の連載を持ち、ブログも含めると月に60-70本ほど文章を書くようになりました。才能もなく、文章を書く勉強もしたことがない私が、3年以上もブロガーランキング入りを続けています。私がビジネス文章にフォーカスして気にしていることを少しご紹介します。何らかのヒントになれば幸いです。

そもそもいいドキュメントとは何か？

　あくまでも仕事で使う文章に限定して定義すると「効率的に情報を伝達できる文章」になると思います。もう少し噛み砕くと「目的が明確で整理されていること」、「正確に理解できること」、「情報が信頼ある内容であること」だと考えています。美しい感動的な文章や、長い文章ではなく、簡潔に上記の3つが抑えられていることだと思います。妥当な定義だと思います。

　ちなみに、皆さまは、文書を書くときにこの３つを想定して書いていますでしょうか？この３つの定義がしっかりしていないと感想文になってしまうことが多いです。うっかり、書き流していくと、慣れていても、不明確な文章になってしまいますので、注意が必要です。

　では1点目の「目的が明確で整理されていること」について述べます。そもそも文章の目的とは何でしょうか。目的とは何を伝えたいかということと、相手に関係があることの両方が成立しないと、良い文章の目的にはなりません。ありがちなのは、相手との関係を記載していないことです。これがしっかりしていないと、「いい文章ですが、私には関係がないですね」となり、ちゃんと読んでくれません。目的を明確に成立させ、相思相愛的な文章にするのが重要です。「あなたに関係がある、この情報は有益なのです」というシナリオを作る必要があるという事です。

　では次に「目的」を分解すると、「誰に」「何を伝えて」「どうしてほしいか」の3つになります。これを明確にすれば、文章は明確になり、書く文章も生きてきます。慣れていない方は、どこかに、その3つを書いて貼っておくとよいです。私も昔はそうでしたが、書いているうちに文章の筋がどんどん変わって行ってしまうことがあります。そのようなことを防止するためにも書いて貼っておくのは有効です。

整理されているとはどういうことか？

　次に「整理されていること」ですが、これは「つかみ」「問題・課題」「解決方法・結論」「まとめ」の４つにまとめれば大よその文章はしっくりまとまります。この４つは「読者との関係を意識させるための『つかみ』」、「読者を動かすためのことの重要さを認識させるための『問題・課題』」、「読者に実現できることを認識させるための『解決方法・結論』」と「読者への総合理解のための『まとめ』」の4部構成です。この順番で書くと興味喚起⇒理解⇒反応という順番で読者を動かすことができるため、効果的です。
　慣れないうちは「つかみ」「問題・課題」「解決方法・結論」「まとめ」をそれぞれ一文で書き、全体のシナリオを作ると、より精度が高いものを作れます。

では、「つかみ」とは何か？

「つかみ」とは読者との接点を作るという事です。「つかみ」は読者にとって興味があるトピックにする必要があります。その上で、読者がその文章を読むことで得られるものを明記する必要があります。これにより、その後の文章を読む勢いと、理解度が変わってきますので、「つかみ」は重要です。この時に自分の意見だけではなく、第三者の言葉や市場データをネットで調べて適切なものを紹介すると、信ぴょう性が増すので、とても有効です。第三者の意見の引用は、文章全体の信頼性を高めるので、随所に使用していただきたいです。その際に必ず「いつ」「どこの」という情報ソースを明確にすることも忘れないようにてください。

まとめとメッセージ

　目的を明確にして整理された文章を書くためには、目的とシナリオを紙に書くことが大事です。それぞれ一行でいいと思うのです。この数行の目的とシナリオが皆さまの文章を進歩させます。そして、そのシナリオを補完する第三者の発言、データが皆さまの意見の信ぴょう性を高めます。ネットでの検索にはちょっとしたコツがあります。これについてはまた機会がありましたら書こうと思います。

　最後に文章を上手にしたい方にメッセージです。文章を書き続けることは最初のうちは結構大変で、筆が止まってしまうことが多いです。この筆が止まることが苦手感を作ってしまいます。そんな時は、意味も脈絡もなく、文章を書くことをお勧めます。手を動かさないと頭が動かないので、いい文章が出てきません。筆を動かしてみて、それでもだめなら、体操、散歩、腕立て、腹筋、いろいろやってみることです。そのうちに、自分流の頭の切り替え方法を身に付けられるようになり、気が付けば文章を書くのが好きになっていると私は思います。

　文章力をアップして、素晴らしい職業人生を歩いてください。