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第6回　話が進む会議の進め方 (吉政忠志) 2013年1月

　改めまして、このコラムを担当する吉政創成の吉政でございます。CTC教育サービスのマーケティング支援を行っているご縁から、この「技術者のほにゃららら」というコラムを月刊連載しています。「ほにゃららら」というのは40歳前後以上の方でないとぴんと来ないかもしれません。「XXXXX」や「なんとか」のような意味です。ちょっと大きな会社の役員をしていたこともあり、技術者の面接で経験したことや、XMLやLinux、Ruby、Ruby on Rails、PHPの認定試験を運営支援する中で感じたことなど、技術者の方々に役に立つような内容を中心に書いていきます。第六回は「話が進む会議の進め方」という内容で徒然に書きます。

技術者でなくても、単純に長い会議は嫌ですよね。

　結論が見えない状態で、延々と続く会議。。。そんな会議は誰もが参加したくないのですが、実際にはよくある会議のように思えます。学生の時に東京ディスカッション連盟という団体で副会長をしていたこともあり、会議について持論を持っています。

　会議が進まない大きな理由には「目的が明確ではない」、「ファシリテーターがいない」、「終了時間を決めない」、「話しにくい雰囲気である」があります。特に今回のコラムでお伝えしたいのは、「話しにくい雰囲気を変える方法」についてお話しします。会議はある種の文化ですので、時間がかかりますが重要です。

　まず、最初に、「目的が明確ではない」、「ファシリテーターがいない」、「終了時間を決めない」について簡単にふれます。技術系の会議ではあまりないように思えますが、基本的なことなので、この3点について簡単にふれます。

　特にありがちな会議の状態としてはその会議での到達点を決めずに会議が行われるケースです。定例会議などで報告があり、その時に出てきた問題点をその場で責任者が納得するまで議論をするようなケースはよくありますよね。そのような場合、事前準備もできないないケースも多く、結論を出すのにものすごく時間がかかります。会議参加メンバーの時間を拘束するので経営的にも給与の無駄使いです。そして、参加メンバーのモチベーションも奪ってしまう傾向があります。そのような会議ですと、どのような内容になるかわからないので、会議参加者は事前にかなり準備をしたりします。会議のためのグループ内会議をしたり、月曜日の定例会議のために土日をつぶしたりします。その為の準備に1日を使えば、1/5週、つまり20%の労働時間を無駄にします。このような状況を打開するには、その会議で出てきた課題について5分議論しても結論が出ない場合は、次回の議題とするルールをつくることです。その認識を会議の責任者が持てばすぐに解決します。

　さて、本題に入ります。「話にくい雰囲気をどう変えるか」です。これは技術系の会議に参加するとたまに直面することがあります。

話しにくい雰囲気はなぜ生まれるのか？

　それはいくつかの原因があります。「会議で話す人が決まっている」、「参加者の話す内容がまとまってないから」、「話すと否定されそうだから」の3つが大きな原因です。

「会議で話す人が決まっている」については、会議で必ず発言する定例議題を作ることで解決しやすいです。普段話してない人が発言すると、「えっ！？なに？？」という感じで、その人に注目が集まりますよね。これは発言者からするととてもプレッシャーになります。まるでなんか話してはいけないような雰囲気になったりもします。そうならないように、必ず会議で全員が話す議題を作るようにするのは重要です。

「参加者の話内容がまとまってないから」については、前述の全員が話す議題を予め伝えておくことが重要です。発言をしない方は、普段から意見をアウトプットするのになれていません。よって、突然振られても、回答できないことが多いです。「××さん、何か意見はありますか？」というような振りをたまに見かけますが、意見が出てこないことの方が多いです。もし意見を求めるなら「ここまでで宜しいでしょうか？ここまででコメントありますでしょうか？」が良いです。「意見」という言葉は重く、参加者を委縮させやすい言葉です。また、意見を求める前に、「ここまでで、宜しいでしょうか？」などの一文を入れると、場が整うので参加者が意見を言いやすくなったりします。

　続いて、このコラムで一番重要なことを書きます。「話すと否定されそうだから」についてです。会議でよくあるのですが、「意見を否定しておしまい」というパターンの意見があります。最悪のケースは論理的に否定しておしまいのパターンです。建設的な雰囲気がない会議は会議が委縮してしまい進みません。誰かの案を否定するときは改善案を出すか、議論の方向性を示すようにするのがとっても重要です。改善案を必須とすると、意見が出にくくなるので、方向性を示すことでもOKにします。例えば「XXについては、●●の方向に修正したほうが良いと思いますがいかがでしょうか？」のような感じです。

ルールとしては「改善案・改善方針案なしの否定意見は禁止」です。

　これを毎回の会議でやんわりと伝えることで話しやすい雰囲気を作ります。やんわりと伝えるというのは、会議の最初に責任者が「改善案・改善方針なしの否定意見は禁止だぞ！」とプレッシャーを与えるような感じではなく、事前に送付する議題にメモとして記載しておく程度が一番効果的です。会議には参加者を委縮させるプレッシャーは不要です。責任者の自己満足でしかありません。

　最後に些細ですが、何気に重要なことを書きます。何かの意見を否定するときは個人名を言わないようにします。「XXさんの意見には反対です。」というと、対立感情が生まれ、冷静な議論になりにくいです。一方で賛成するときは「XXさんの△△の意見に賛成です。」というと、会議に一体感が出てよい雰囲気になりやすいです。

　会議が充実すれば仕事が楽しくなります。
　宜しければご参考ください。