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第2回　快適な自宅勤務をすすめるために　～リモートワークのためのコミュニケーション改善～ (濱田康貴) 2020年5月

みなさんこんにちは。株式会社パイプラインの濱田です。世界的なコロナ渦で自宅勤務を始められた方も多いかと思います。さまざまな自宅勤務環境構築方法やセキュリティにについて知見が公開されていますが、今回はコミュニケーションの観点から考察します。

「ねばならない」を減らそう

外出自粛や物流の混乱など、直接または間接的にストレスを受ける状況において、なるべく「○○しなければならない」「○○であらねばならない」といった、平時では常識とされていることを極力休むことをおすすめします。
こと自宅勤務においても、これまでの常識であった「定時に出社しなければならない」「対面で会議しなければならない」などのようなルールも非現実的になっていますし、コロナ渦がおさまったあと、すべての企業や団体が元のルールに戻るわけではないと私は考えます。
これまで「姿勢」を中心に社員の評価をしていた会社は、アウトプットやアウトカムでの評価へとシフトする流れになるでしょう。一方で「不文律の独自ルール」「空気を読む」といった従来の手法で評価されていた社員にとっては自己変革を求められるようになるとも考えます。身も蓋もない言い方をすれば、成果さえ上げていれば、家でスーツを着る必要性も、通勤時間から逆算して身支度をする必要もないのです。
また、会社にいると電話や会話などの割り込みが必ずといっていいほど発生しますし、それらによって、その日に出したかった成果が出せなくても「出社しているのだから仕方ないよね」と許容されるケースがほとんどでしょう。しかし、テレワークにおいても、同様のルールやマナーを適用しようとするのは無理があるとも考えます。
つまり、平時の「○○しなければならない」「○○であらねばならない」をそのまま自宅にスライドすることはできないのです。では、どこから工夫するとよいのでしょう。

働き方にあわせたコミュニケーションの改善を

自宅勤務を行うことで、いわゆる「会議のための会議」や「出社ありきの人事評価」は完全に時代遅れになります。しかし、このままではちょっとした相談もしにくくなってしまいます。これを解決するには

雑談・相談専用のチャットルームを作る

どうしたら相談ごとに乗ってもらえるかは書き手責任で
特定の人への相談ごとは直接その人へ

すべての相談ごとに「緊急」「重要」のラベル付けをしない

「あなたが解決したいことが解決できなかった場合、どうなってしまうのか」を逆算する
(繰り返しになりますが)どうしたら相談ごとに乗ってもらえるかは書き手責任です

が有効であると考えます。これまで対人間の関係性に依存していたコミュニケーション手法を、より機能的に改善することこそが、リモートワークを上手におこなうことに繋がるのです。また、あえて相談ごとと雑談を同じスタートラインに設定することで、「なぜあのとき相談してくれなかったのですか」というトラブルをへらすことができるのです。詳しくは、倉貫義人さんが書かれた「ザッソウ　結果を出すチームの習慣」を参考にするとよいでしょう。私も複数社で1つのプロジェクトを全員リモートで行うプロジェクトに参画しておりますが、大いに参考にしています。
今後、リモートワークを継続するにしろ、ふたたび出社して勤務する体制に戻るにしろ、コミュニケーション手法をアップデートすることで、よりよいアウトプット、アウトカムに繋げるようにしましょう。